interim | werving & selectie | advies

Een probleem is een kans!

16 januari 2020
Vaak hoor je klachten over bureaucratie en het moeten schrijven van ellenlange verslagen om steeds alles vast te leggen. Dan denk ik: “Dat moet toch anders kunnen?!” In rapportages over aanvragen voor voorzieningen uit de Wmo en de Jeugdwet lees je vaak veel gevoelige persoonsgegevens, medisch van aard. Dan denk ik: ‘Dit moet toch slimmer, korter, bondiger kunnen én moeten’. Zeker in tijden van datalekken en computerhacking. 

De juiste gegevens en niet meer dan nodig

Voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het sociaal domein zijn er wettelijke grondslagen, deze zijn nu eenmaal nodig voor je werk. Maar dit bekent niet dat je alle persoonsgegevens zo maar kunt verwerken tijdens het onderzoek. De AVG bepaalt namelijk dat de verwerking van persoonsgegevens proportioneel en doeltreffend moet zijn. Dit betekent dat de verwerking noodzakelijk is om het doel te bereiken en dat het doel belangrijk genoeg moet zijn voor de verwerking van de gegevens. Indien het doel ook op een andere, minder ingrijpende manier kan worden bereikt, dan moet je voor die manier kiezen. Ook al heeft de persoon om wie het gaat de gegevens aangeleverd, of toestemming gegeven voor het verwerken.

Achter de voordeur

Van gemeenten wordt tegenwoordig verwacht dat ze dicht bij de burgers staan en ook aansluiten bij de persoonlijke leefwereld van de inwoners die een beroep doen op hulp. Voor mensen die een beroep doen op hulp, wordt veelal met rapportages gewerkt. In de meeste van deze rapportages vind je uitgebreide verhalen met daarin privacygevoelige informatie van cliënten en hun familieleden. Het gaat dan bijvoorbeeld over het benoemen van diagnoses, ziekenhuisopnames, problemen binnen de familie of lichamelijke ongemakken. Je moet er niet aan denken dat deze gegevens bij verkeerde personen terecht komen of, nog erger: via een foutje in de ICT op het internet belanden. Dergelijke rapportages kunnen dan ineens een flinke inbreuk op de privacy van de cliënt veroorzaken. En als je je aan de andere kant afvraagt of deze gegevens nodig zijn om een aanvraag te beoordelen en of het daarbij ook nog noodzakelijk is om alles volledig op te schrijven en daarna vast te leggen in ICT-systemen, dan zou ik daar met een volmondig “NEE!” op antwoorden.

Vanuit de Wmo gezien, is het doel om een goed beeld te krijgen van de cliënt om daarna een voldoende onderbouwd besluit te kunnen nemen. In de wet staat dat er rekening gehouden moet worden met behoeften, persoonskenmerken en voorkeuren. Maar een ‘goed beeld’ betekent niet een volledige weergave van het keukentafelgesprek. Ook hoef je geen kopieën van doktersbrieven of recepten aan te nemen, zelfs als cliënten daarop staan. Eigenlijk kan altijd worden volstaan met een korte, zakelijke weergave van wat besproken en onderzocht is. Je hoeft dan niet op te schrijven dat iemand COPD heeft, onder behandeling staat van de longarts en daarnaast ook nog hartklachten heeft en daardoor niet genoeg energie heeft om de trap op te kunnen. Alleen dat laatste is relevant: de beperking die de cliënt ondervindt in het dagelijks leven. De rest hoort niet thuis in rapportages of besluiten. Deze cliënt kan de slaapkamer op de eerste verdieping moeilijk bereiken, of misschien zelfs helemaal niet meer, maar heeft geen ruimte voor een slaapkamer op de begane grond. Dat is een belemmering die een gezond persoon in een vergelijkbare woning niet zou ondervinden. De belemmering heeft dus een medische beperking ten grondslag. Deze informatie is genoeg om een goed onderbouwd besluit te nemen. Dat cliënten graag hun verhaal doen en graag letterlijk willen teruglezen wat er met ze aan de hand is, betekent absoluut niet dat je hierin mee moet gaan!

Slimmer werken, minder schrijven

Daar waar gewerkt wordt, worden ook fouten gemaakt. Discussies worden snel gestart, klachten en bezwaren worden makkelijk ingediend en voor je het weet, blijkt dat het geen COPD is wat de cliënt heeft, maar een andere respiratoire aandoening. Die discussie is begrijpelijk, want de gemeente komt tegenwoordig in de privéomgeving, aan de keukentafel praten over zaken die gevoelig zijn. Als dan een dergelijke fout in een rapportage of in een besluit komt te staan, dan kan dit een gevoel van onbegrip veroorzaken, zeker in het geval van een negatief besluit. Door helder te communiceren kunnen ook dat soort discussies over het proces en de manier van werken worden voorkomen. Want vooraf heb je al uitgelegd dat je alleen opschrijft wat juridisch noodzakelijk is; het gaat immers slechts om de beperking(en) en de daaruit voortvloeiende belemmeringen. In het kader van de AVG mag je de meer specifieke gegevens zelfs helemaal niet verwerken. Ook niet als het mogelijk handig is voor de toekomst. Als het nu niet nodig is, dan is het niet nodig en mag het dus niet. En dit is volgens mij prima uit te leggen aan de cliënt.

Als juristen zeggen dat iets niet kan, of iets niet mag, dan lijken ze soms een obstakel in je werk. Maar kijk je met een andere blik naar ze, zet je een stapje terug, dan blijkt dat ze niet alleen maar problemen signaleren, maar dat ze juist vaak een oplossing voor je vinden! Is het niet fijn dat de wet je een heleboel schrijfwerk achter je bureau bespaart?